英語で予約・日程変更する練習｜候補の日時をすり合わせる
英語で予約やミーティングの日時を調整する練習。候補を出す、合わないと伝える、別案を出す、最後に日時を確認するまでを「2→1→Confirm」で実践します。
日程調整は、英語を大量に覚えるより「候補を2つ出す → 1つに絞る → 最後に日時を確認する」の3段階で考えると、相手の返事が予想外でも止まりにくくなります。
日本語なら「木曜か金曜どうですか？」「金曜なら午後」「では3時で」と、候補を少しずつ絞れます。英語でも必要なのは同じです。問題は、一文目を言えるかではなく、相手の返事のあとに二文目が出るか。この記事では 2→1→Confirm で、候補を出す→合わない→代案→確定までを実際に回します。
まずは「2→1→Confirm」だけ覚える
- 2：候補を2つ出す — Would Tuesday at 3 or Wednesday morning work for you?
- 1：1つに絞る — Wednesday works. Could we make it 10 a.m.?
- Confirm：最後の日時を言い直す — Great — Wednesday at 10 a.m. JST.
ここで大事なのは、最初の候補が通ることではありません。むしろ最初の候補がダメだったときに会話を続けられることです。「No」が来ても、予約が壊れたわけではありません。次の候補を出す合図が来ただけです。
候補を出す：相手が「選べる」形にする
いきなり「いつ空いていますか？」でも会話はできます。ただ、自分の予定が分かっているなら、具体的な候補を出したほうが次の一手が作りやすくなります。
Original practice example
Would Tuesday at 3 p.m. or Wednesday morning work for you?
候補を2つ提示して、相手に選択の余地を残す形です。work for you は「あなたの都合に合う」という意味で、日程調整で使いやすい中立的な表現です。
社内ミーティング、取引先との通話、オンライン面談など、まだ日時が確定していない場面。
「火曜の午後3時か、水曜の午前はいかがですか？」
火曜15時と水曜午前を、自分の本当の候補日時2つに入れ替えて声に出してください。
もう少しカジュアルなら Are you free Thursday afternoon? でも十分です。逆に、相手との距離がある仕事の場面では Would Thursday afternoon work for you? のようにすると、少し柔らかく聞こえやすい傾向があります。これは絶対的な「丁寧さランキング」ではなく、関係性や文脈で変わります。
候補を複数出すとき、毎回 “candidate dates” と言う必要もありません。たとえば、Could you send me a few dates and times that work for you? のように、「実際に都合が合う日時」をそのまま聞くほうが自然な場面も多いです。日付たちが選挙に立候補しているわけではありません。
合わないとき：「No」で会話を終わらせない
日程調整で一番練習したいのはここです。最初の候補が合わなかったとき、I can’t. だけで終えると、予定もそこで止まります。断るなら、できれば代案まで一緒に出す。
Original practice example
Neither of those works for me. Are you free Thursday afternoon?
Neither of those works for me で2候補とも難しいことを伝え、そのまま次の候補を出しています。断りと代案を1セットにすると会話が前に進みます。
相手が2つ候補を出してくれたが、どちらにも参加できないとき。
「その2つはどちらも難しいです。木曜の午後は空いていますか？」
木曜午後を、自分が本当に空いている時間に変えて言ってください。
相手の予定がまったく見えないなら、こちらから新しい候補を無理に作らなくても構いません。
If neither time works, what times are good for you?
この一文の仕事は「相手に丸投げする」ことではなく、交渉のボールを返すことです。カレンダー卓球は、ときどき5往復します。それでも最後に同じ日時を持てれば勝ちです。
すでに決まった予定を動かす：reschedule / move / postpone
まだ予定が決まっていない状態で候補を調整するのと、すでに決まった予約を変更するのは別の仕事です。英語では reschedule や move がよく使われます。
Cambridge Dictionary の Business English では、reschedule sth for sth という形が示されています。また、British Council の “Changing a meeting time” では、Would it be possible to move it? と予定を動かし、別の時間を提案して最終的に変更を確認する流れが扱われています。
Original practice example
Could we reschedule our appointment for next Monday?
reschedule + 予定 + for + 新しい日時 の形です。変更後の日時を言うので、単に「変更したい」で止めないのがポイントです。
クリニック、美容院、面談など、すでに入っている appointment を別日に動かすとき。
「予約を来週の月曜に変更できますか？」
来週月曜を、自分が使いそうな日時に変えてください。
move は会議などを「別の時間へ動かす」言い方として使えます。
Could we move our meeting to Friday afternoon?
postpone は基本的に「後ろへ延ばす」方向が入ります。一方で、予定を早めるなら bring it forward という言い方もあります。British Council の教材でもこの対比が出ています。日程変更を全部 postpone で処理すると、早めたい場面では意味がずれます。
よくある修理：意味まで見て直す
| 学習者の表現 | 分類 | 相手が受け取りやすい意味 | 言いたかったこと | 自然な代案 |
|---|---|---|---|---|
| Can we reschedule on Friday? | 文脈依存。別の意味になり得る | 金曜日に「日程変更の作業」をする、とも読める | 予定そのものを金曜へ移したい | Can we reschedule for Friday? |
| Can we change the schedule? | 文法的には可能だが、この場面では曖昧 | 予定表全体やスケジュール構成を変える可能性もある | 特定の会議・予約日時を動かしたい | Could we move our meeting to Friday? |
| Please give me candidate dates. | 意味は通るが、場面によっては不自然・硬い | 候補の日付をいくつか出してほしい | 相手が空いている日時を複数知りたい | Could you send me a few dates and times that work for you? |
| I can’t. Sorry. | 文法的には正しいが、日程調整としては情報不足 | その候補には行けない | 断りつつ別の候補で予定を残したい | I can’t make Tuesday. Would Thursday afternoon work? |
「間違い」かどうかだけを見るより、その英語を聞いた相手が何を確定できるかを見たほうが実戦的です。
1つに絞る：「Friday works」で終わらない
Friday works. は便利です。ただし、金曜日は24時間あります。午前なのか午後なのか、オンラインなのか対面なのか、海外ならどのタイムゾーンなのか。重要な予定ほど、最後は具体的にします。
Original practice example
Great — let’s confirm Friday at 2 p.m. JST.
confirm の役目は、候補を出すことではなく「これで決まり」と同じ予定を持つこと。海外相手なら、必要に応じてタイムゾーンまで入れると曖昧さを減らせます。
リモート会議、海外の取引先、オンライン面談など、時刻の解釈違いを避けたい場面。
「では、金曜の午後2時（日本時間）で確定しましょう。」
自分の次のオンライン予定を1つ選び、曜日・時刻・必要ならタイムゾーンまで入れて言ってください。
ここでの confirm は、最初から相手に決定を押しつけるためではなく、すり合わせたあとに最終状態を合わせるために使います。
「最初の候補がダメでも止まらない」3ターン練習
ここからは読むだけではなく、答えを開く前に必ず1文言ってください。 完璧な一文を作る必要はありません。次の一手を出すことが目的です。
場面1：2つとも断られた
あなたは Tuesday at 3 と Wednesday at 10 を提案しました。
相手：Neither works for me. I’m free Thursday afternoon.
先に自分で返してください。 木曜午後の中から具体的な時間を1つ提案します。
モデルを見る
Thursday afternoon works for me. Could we make it 3 p.m.?
相手の新しい条件を受け取り、さらに具体的な時刻へ1段階絞っています。ここではまだ最終確定ではありません。
場面2：すでにある予約を動かしたい
金曜16時の appointment に行けなくなりました。来週月曜か火曜なら空いています。
先に自分で変更依頼を言ってください。
モデルを見る
I’m sorry, but I can’t make Friday at 4. Could we reschedule for Monday or Tuesday next week?
短いおわび → 現在の予定が難しい → 代案、の順です。事情を長々と説明しなくても、予定を動かすために必要な情報は入っています。
場面3：「Friday works」と返ってきた
あなたは「金曜午後」を提案しました。相手は Friday works for me. と返信しました。
先に自分で返してください。 「午後」のまま終わらせず、具体的な時刻を確認します。
モデルを見る
Great. Would 2 p.m. work for you? If so, I’ll put Friday at 2 on the calendar.
「金曜でOK」を最終確定とみなさず、時刻を1つに絞っています。海外相手なら、必要に応じて JST なども追加します。
meeting・appointment・reservation は同じ「予定」ではない
日本語では全部「予約」「予定」でまとめがちですが、英語では場面で名詞と動詞が変わります。
- meeting：schedule / set up / move / reschedule a meeting
- appointment：make / book / reschedule an appointment
- reservation：レストランやホテルなどで make / change a reservation、または book a table / room
大事なのは「英語の予定＝schedule」と一語で押し切らないこと。何を動かしているのかが分かる名詞を選ぶと、相手も処理しやすくなります。
丁寧さは「長さ」ではなく、相手に選択肢を残せているか
日程変更で緊張すると、I’m very very sorry... とおわびが長くなり、肝心の新しい日時が最後の行まで出てこないことがあります。丁寧さは謝罪の文字数大会ではありません。
次の3つは、場面によって使い分けやすい形です。
- Are you free Thursday afternoon? — 同僚や親しい相手など、比較的カジュアル。
- Would Thursday afternoon work for you? — 幅広い場面で使いやすい中立〜丁寧な提案。
- Would it be possible to move our meeting to Thursday afternoon? — すでにある予定を動かす、やや間接的で丁寧な依頼。
相手や職場文化によって響き方は変わります。覚えるなら「どれが一番丁寧？」ではなく、誰に、何を、どの程度お願いしているかとセットにしてください。
30秒の「2→1→Confirm」チャレンジ
次の架空カレンダーで、声に出して3ターン作ってください。
- あなたが空いている：火曜15:00、水曜10:00
- 相手：「Wednesday works.」
- 必要なこと：水曜の具体的な時刻を確定する
- 2候補を出す。
- 水曜10時でいいか聞く。
- 水曜10時で最終確認する。
1つのモデルを見る
Would Tuesday at 3 p.m. or Wednesday morning work for you?
Great. Could we make it 10 a.m. on Wednesday?
Perfect — Wednesday at 10 a.m. it is.
できたら、今度は自分の本当の予定を1つ使って同じ3ターンを作ってください。ここで自分の日時に変えられれば、フレーズ暗記から実戦に一歩進んでいます。
最後は「同じカレンダー」を持って終わる
日程調整のゴールは、きれいな英語を言うことではありません。相手と同じ予定を持つことです。会話やメールを閉じる前に、必要な情報が揃っているか確認してください。
確定前チェック
最初の「Yes」は、まだゴールではないことがあります。2→1→Confirm。候補を出し、1つに絞り、最後に言い直す。これができれば、最初の候補が断られても慌てる必要はありません。
「No」が来たら失敗ではなく、次のターンです。予定が本当に決まるのは、最初のYesではなく、最後のConfirmです。